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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à conserver. Comment les stocker et parler de manière rapide et efficace ? Comment les garder pour les besoins ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à prendre pour ne plus s’embêter mais les contrôler efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour correctement entamer, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Un extrait d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être demandées : soit une copie complète qui ajoute, en plus des informations nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la français ; soit un retiré d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les éléments en ce qui concerne les parents ou pour terminer un extrait d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% . Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner l’ensemble de vos papiers papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
À l’heure courante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus transmettre de relevés mensuels — sachant qu’il est envisageable de lire son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de multiples solutions différentes pour entretenir vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
il est important de retenir ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date limite d’utilisation. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de garder certains papiers tels des factures et des déclarations en tout genre. Voici un comparatif des durées durant lesquelles il est recommandé de garder les différents variétés de papiers : 1 an : les documents de facturation de téléphone, du web ou de déménagement, ou bien encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de sécurité sociale et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation d’eaux et d’électricité, les quittances de annuités et de charges locatives, les documents de facturation de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats vie après la date de décès…
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous faites déjà un premier tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à parler », soit dans la bannette « à stocker ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à côté d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre session hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à traiter la première ( pile ) et à stocker la 2nd. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les enfants, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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