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Un bureau rangé tout le temps, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme classer sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le livre de recettes culinaires, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à gagner plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne veut dire pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de bien classer le tout quand la tâche est terminée. Mais pour cela, il faut se retrouver dans quelques étapes tout d’abord pour correctement que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inutile de garder des documents qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à parler à part ).
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être demandées : soit une copie entière qui ajoute, en plus des infos nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la français ; soit un extrait d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les composants en ce qui concerne les parents ou pour terminer un retiré d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% . Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : toutefois, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le nombre de papiers à préserver diminue d’année en année !
Pour bien mettre de coté, il faut faire la distinction entre les papiers courants et les autres dossiers. Les papiers courants sont ceux qui sont consultés fréquemment et qui doivent ainsi se trouver dans un endroit facilement accessible. Les documents qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques genres de rangement pour les différents types de papier : Les blouses à soufflet sont pratiques pour ranger les documents volumineux. Une chemise permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’une habitation ).
Lorsque les courriers arrivent, il est capital de réaliser un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent pendant des mois dans un coin du bureau. Les courriers impératifs sont à parcourir immédiatement, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour remiser les papiers importants qui demandent une marche ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, documents de facturation en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se éliminer dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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